Пять задач, которые стоит автоматизировать первыми

В малом бизнесе раз за разом встречаются одни и те же процессы. Примерно в порядке окупаемости:

Ответ на заявку. Заявка, пришедшая в 8 вечера и получившая ответ в 10 утра следующего дня, часто уже потеряна. Автоматическое подтверждение, распределение и повторный контакт — обычно самая выгодная автоматизация из всех.
Цепочки повторных контактов. Сметы, о которых никто не напомнил. У многих бизнесов реальные деньги лежат в сметах, по которым никто не перезвонил.
Перенос данных между системами. Всё, что человек перепечатывает с одного экрана на другой, — ошибка в процессе, а не работа.
Регулярная отчётность. Ежемесячные цифры, которые кто-то каждый месяц собирает вручную.
Запись и напоминания. Меньше неявок, и никому не нужно помнить, что надо что-то отправить.

Посчитайте, прежде чем тратить

Это можно сделать на салфетке. Две минуты — и плохие проекты отсеиваются сразу:

Сэкономленные часы в неделю × полная стоимость часа × 52 = экономия за год

Если задача занимает 4 часа в неделю, а час сотрудника со всеми расходами стоит $35, получается 4 × 35 × 52 = $7 280 в год. Автоматизация за $3 000, оплаченная один раз, окупится примерно за пять месяцев и дальше продолжит экономить.

Если выходит меньше примерно $2 000 в год — не автоматизируйте. Лучше составьте чек-лист. Мы скажем вам это на звонке, а не после счёта.

Второе важное число обычно никто не считает: возвращённая выручка. Если более быстрый ответ на заявки приносит хотя бы один лишний заказ в месяц, это, как правило, намного больше экономии на зарплате. Заранее это доказать сложнее — именно поэтому сначала должна быть настроена аналитика.

Чего автоматизация не исправит

Честность здесь экономит всем время:

Процесс, который нигде не описан. Если шаги живут в голове одного человека и меняются от настроения, автоматизация просто будет быстрее выдавать неправильные результаты.
Плохие данные. Автоматизация поверх неряшливой базы контактов выдаёт в основном неряшливые автоматические результаты.
Проблема с людьми. Если на деле за повторные контакты никто не отвечает, программа не создаст ответственного.

Где уместен ИИ, а где нет

Большая часть автоматизации — простая и надёжная «сантехника»: случилось X — сделай Y. ИИ оправдан там, где раньше человеку нужно было что-то прочитать: разобрать входящие обращения по сути вопроса, подготовить черновик ответа на ваше одобрение, кратко пересказать длинную переписку или вытащить нужные поля из неаккуратной формы. Где хватает простого правила, простое правило дешевле и никогда не удивит — его мы и делаем.

Как идёт работа

U11 работает с бизнесами в Ванкувере и по всему Большому Ванкуверу. Небольшие автоматизации обычно запускаются за одну-две недели; крупные индивидуальные системы — за три-восемь недель. Всё по фиксированной цене: сумму согласуем до начала работ, а точные сроки вы получаете вместе с аудитом.

То, что мы делаем, подключается к инструментам, которыми вы уже пользуетесь: CRM, почте, рекламным кабинетам, таблицам. Менять весь набор программ почти никогда не стоит первым шагом, и агентство, которое начинает с «сначала переезжаем на всё новое», думает о своём удобстве.

Автоматизации со временем ломаются: меняется API, истекает пароль. До начала работ договоритесь письменно, что будет в этом случае: кто заметит, как быстро исправит и сколько это стоит.

Автоматизация бизнеса, которая окупается